UNIDAD IX
REQUISITOS DEL PROTOCOLO
EN LEGISLACION
1) REQUISITOS PERSONALES: Sujetos que intervienen en
su formación. 2) REQUISITOS REALES: Contenido. 3) RE-
QUISITOS FORMALES. 4) CUSTODIA Y RESGUARDO
DEL PROTOCOLO. 5) REPOSICION ANTE PERDIDA DE
PROTOCOLO: Trámites y su reposición. 6) CLASES DE
PROTOCOLOS.
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1) REQUISITOS PERSONALES:
Se refieren a quienes intervienen en su formación, y claro está
que son el Notario y las partes que intervinieron en los actos
que contiene.
+ Nos interesa conocer los requisitos o las regulaciones que
existen para el Notario como redactor, autorizante,
guarda o custodia, como archivero o conservador del
Protocolo:
- Notario lo conserva por todo el tiempo activo de
vida profesional, salvo excepciones que pasa
su conservación y custodia delega en el Re--
gistro de l a Propiedad o a su descendiente que
sea Notario según cada caso; conforme a los
Artos. 46 al 4 9 L. N.;
- Arto. 15 # 7 L. N., dispone que Notario guarda y
conserva el Protocolo;
- Artos. 46, 47, 48, Ley de 13 de Noviembre de 1913
disponen respectivamente, que por fallecimien-
to, suspensión, ausencia, ancianidad o enferme-
dad prolongada, Protocolos pasan a custodia de
Registro de
2) REQUISITOS REALES:
Son los mismos documentos que contiene y forman el Protocolo,
y lo conforman las Escrituras matrices u originales, y los docu-
mentos accesorios por disposición de l a Ley. Artos. 17 y 20
Ley Notarial.
3) REQUISITOS FORMALES:
Son los que se refieren a las reglas que
la formación y conservación del Protocolo, y para ello cumplir
con:
a) Notas de apertura y de cierre (en este último caso, conside-
rando las variantes que dispone l a Ley, sea en ejercicio
ordinario o caso deje da ejercer).
Y ambas notas con los requisitos que establecen los
Artos. 18 y 19 de l a Ley del notariado; y
b) Otros requisitos de su formación y conservación:
- Arto. 1 9 L. N., de que Protocolo se formará de plie-
gos de papel sellado,,,,(conforme # 4 Arto. 21
Ley Notarial;
- Arto. 15 # 5 L. N., sobre en redacción de no usar
abreviaturas;
- Arto. 15 # 7 L. N., sobre numeración de Protocolos;
- Arto. 15 # 8 L. N., sobre la formación de un Indice de
Actos que lo conforman;
- Arto.21 # 1 L. N., sobre control y numeración seguida
de las hojas que lo forman;
- Arto. 21 # 2 L. N., sobre numeración correlativa de
Escrituras y otros documentos;
- Arto. 21 # 3 L. N., sobre continuidad de Escrituras;
- Arto. 32 L. N., sobre poner Razón notarial en Matríz
en caso de Escrituras no firmadas;
- Arto. 38 parte in fine L. N., sobre anotación al margen
de Escrituras en Matriz por cada copia o Testi-
monio que se expida.
4) CUSTODIA Y RESGUARDO DEL PROTOCOLO:
Conforme nuestra legislación, Notario en ejercicio activo es el único
responsable del resguardo y custodia del protocolo, salvo excepciones
ante situaciones particulares que la misma ley establece.
- Custodia y resguardo de por vida de los Protocolos:
Arto. 15 # 3, 4 y 7 L. N. disponen como obligación a los Notarios, a
tener, conservar y resguardar bajo su responsabilidad los Protocolos
durante ejerzan sus funciones.
- Excepciones a la custodia por los Notarios:
Arto. 15 # 7 L. N. dispone la obligación a Notarios de depositar sus
Protocolos en el Juzgado de Distrito de lo Civil de su domicilio, en
caso de salir temporalmente del país;
Arto. 46 párrafo 1º L. N., dispone obligación de conservarlos en el
Ragistro de la Propiedad del domicilio del Notario, en caso de falle-
cimiento, suspensión en el ejercicio de la profesión o ausencia del
país para domiciliarse en el extranjero;
Arto. 46 párrafo 3º L. N. dispone caso especial de custodia y con-
servación del Protocolo ante el fallecimiento del Notario, que recae
en descendiente que tasmbien sea Notario
Ley del 13 de Noviembre de 1913 que adiciona el artículo 48 # 2 L.N.
que dispone la suspensión temporal de la custodia de los Protocolos
por voluntad propia del Notario. Y esto en casos de ancianidad, enfer-
medad o ausencia temporal del país, debiendo depositarlos en el Regis-
tro Público de la Propiedad de su domicilio.
Artos. 52 al 60 L. N., disponen el procedimiento a seguir por
Notario en caso de pérdida, destrucción y reposición de los
Protocolos.
+ La única Autoridad que tiene facultades para reponer
Protocolos de un Notario, es el Juez de Distrito
Civil del domicilio del Notario; y mediante el si-
guiente procedimiento y forma.
- Notario u otro custodio del o los Protocolo in-
forma a Juez para que levante ¨instructivo¨,
primero para establecer responsabilidad sea
para Notario u otra persona de ser culpable
de su pérdida o destrucción, adjuntando a
dicho informe relación de las Escrituras
y contenido de los mismas, o copia del In-
dice reportado a
Ley Notarial;
- En caso de que informe o denuncie persona distinta
y antes que Notario lo haga, la instructiva ju-
dicial se inicia en contra del Notario respon-
sable de la custodia, estando obligado el No-
tario en este caso a demostrar su inculpabili-
dad, caso contrario se le sanciona penalmente,
por infidelidad en la custodia de documentos.
Arto. 54 y 55 L. N.;
- Juez, concluída las diligencias de instrucción, orde-
nará su reposición mediante:
1) Los Testimonios o copias que presenten
los interesados que aparezcan en
dichas Escrituras, previa citatoria
legal a los mismos, Arto. 56 L. N.;
2) Certificaciones del Registro de
de aquellas que aparezcan inscritas,
Arto.57 L. N.;
3) La consignación o transcripción del contenido
de las mismas Escrituras, en base a lo
expuesto o sobre lo que se pongan de
acuerdo los comparecientes que acudan
al Juez, Arto. 5 8 L.N.;
- Con la recopilación de la documentación antes citada,
Juez resuelve repuesto el Protocolo; que entrega
al Notario que conservaba original, o en su caso
remitirlo al archivo del Registro de
Arto. 60 L. N..
+ En caso no se reponga totalmente el Protocolo, las
Escrituras que faltaren, se repondrán mediante
el mismo procedimiento para cada caso, tantas
veces que recurran los interesados ante el juez,
Arto. 6 0 L. N. in fine.
6) CLASES DE PROTOCOLOS:
Artos. 9 y 17 L. N., disponen las clases de Protocolo, el del
Notario, y el Diplomático o Consular.
También aquí hay que considerar el Protocolo de l a Notaría
del Estado, originalmente adscrita al Ministerio de Justicia
hoy a la Procuraduría General de la República.
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